使用前のご準備について

○ 調査票の提出
大ホール、小ホール、展示室をご使用の方には、催し物調査票用紙をご送付致しますので、公演名、開場・開演・終演時間等をご記入いただき、担当係員まで、提出してください。

○ 打ち合せ
(1)大ホール、小ホール、展示室をご使用になるとき
担当係員と打ち合せ日を調整後、催し物をスムーズに運ぶために、舞台、照明、音響、持込道具・機材、会場整理等について、打ち合せを行います。
(注)ピアノの調律は、当会館より依頼となります。調律料等は、主催者側の負担となります。
 
(2)会場責任者等の確保
使用者は、必ず会場責任者をおいてください。また、入場者の整理や案内、避難誘導、受付等に必要な人員は、主催者側で手配してください。催し物によっては、舞台、照明、音響の要員を主催者側で確保していただくことがありますので、事前に細部にわたって当会館係員と十分に打ち合せをしてください。
 
(3)打ち合せ内容に変更が生じたとき
打ち合せの後、内容に変更が生じたときは、必ず事前にご連絡ください。

○ 物品販売
ホールを使用する方は、ホワイエ(ホールロビー)でプログラムのほか当該公演に関連したCD、テープ、書籍、次回公演のチケット等、展示室を使用する方は、ロビーで図録、書籍等を販売出来ます。その際、当会館管理事務所へ事前に届け出が必要です。なお、グッズや公演と関連のないものについては、陳列、販売行為等は出来ませんので、あらかじめご注意ください。また、物品の販売を業者が行う場合には、売り上げの10%を申し受けます。その他の施設では、一切の物品販売をお断りいたします。

○ 入場券の受託販売
ホールで行う公演のチケットについては、当会館管理事務所で前売りをお引き受けすることも出来ますので、希望される方は、ポスター、チラシとともにお持ちください。なお、販売手数料として売り上げの10%を申し受けます。

○ 使用者側で用意していただくもの
お茶、事務用品、布巾、ごみ袋等は主催者側で用意してください。

○駐車場について
地階駐車料金は1時間200円、88台の収納となります。
車種制限があり、高さ1.5m/幅1.7m/長さ4.7m/排気量2000cc以下
主催者や出演者の方も、有料となります。
機材運搬のワゴン車やトラック等は、当会館管理事務所が搬出入用と認めた車両に限り、ホール搬出入口に駐車を許可いたします。ただし、搬出入口のスペースは大・小ホールおよび展示室の共用のため、収容台数が限られておりますので、打ち合せ時にお申しいでください。なお、展示室の作品の搬出入車両については、地階駐車場に専用エレベーターがあり、ここまでは、ワゴン車の入庫が可能となりますので、打ち合せ時にお申しいでください。

○関係機関への届出
ホールの使用承認後、次の関係機関へ必要な手続きを、使用者側で事前に済ませてください。
(1)火気等の禁止行為解除申請
(事前に当会館へ使用許可承認書を提出し、承認を受けてから、武蔵野消防署に使用者が提出してください。)
武蔵野消防署
TEL0422-51-0119
〒180-0001
東京都武蔵野市吉祥寺北町4-6-1
 
(2)音楽著作権
社団法人 日本音楽著作権協会 東京イベント・コンサート支部
TEL03-5321-9881
〒160-0023
東京都新宿区西新宿1-17-1 日本生命新宿西口ビル